【ビジネス英語】メール作成 導入(書き始め)と締めの書き方 + メールテンプレートをご紹介
外国人に英語でメールを書く時って緊張しませんか?
僕は、とても緊張します。
でも、これからの時代は、そうも言っていられません。
現代のグローバル化社会の中で、人材交流や、モノの売買など、これからますます英語でのメールのやり取りが増えていくでしょう。
そのため、英語でのコミュニケーション、特にスピーキングやリスニングは苦手という人であっても、メールのやり取りができるレベルにはなっておいた方がいいでしょう。
今回は、ビジネスで使える、とりあえず覚えておきたいメールで使える簡単フレーズをご紹介します。
こんな人におすすめの記事になっています:
- 部署移動・就職で海外の取引先とメールをする機会が増えた
- 英語のメールの書き方が全く分からないので、いつもメール作成に時間がかかる
- 外国人にメールをするときにとても緊張してしまう
- 英語でメールを書いても、返事がなかなか返ってこない
本日のお題:
メールの書き出し
ますは、書き出しとして、宛先、件名、メールの導入文について学んでいきましょう。
宛名の書き方
日本語では、○○株式会社 XX課長、というように長々と宛名を書くことが一般的です。
一方で、英語では、"Dear Mr. / Ms. XX : " のように書きます。
例:
- 日本語: 株式会社ABC 田中課長
- 英語 : Dear Mr. Tanaka :
敬称として、男性はMr.(ミスター)、 女性はMs.(ミズ)を使いましょう。
一昔前は、未婚の女性はMiss(ミス)、既婚の女性はMrs.(ミセス)を使用していましたが、1960年ごろから登場したMis (ミズ)は既婚/未婚の両方の人に使用ができます。
そのため、女性にはMs. (ミズ)を使用しておけば安心です。
同じ会社の同僚であれば、それぞれの会社の企業風土(カルチャー)にもよりますが、敬称をつけずに、"Dear Taro, " とDear + 名前で書く場合もあります。
件名の書き方
件名(メールのタイトル)は、具体的で簡潔なものにしましょう。
これは、まず受け取り手に確実に読んでもらうためです。
例えば、具体的でないと、スパムメールだと勘違いされてしまう可能性があるからです。
具体的でない件名の悪い例:
- Question (質問) ← なんの質問か、開くまでわからない。
- Need your help (ご協力をお願いします) ← 何を協力してほしいのか、開くまでわからない。
- Urgent (緊急)← 開くまで、どの程度緊急なのかわからない。
また、簡潔でない件名も、好まれません。 日本語でも同様ですね。
簡潔でない件名の悪い例:
- I have a question about new product (新商品について、質問があります)
- When is the next meeting about sales plan ? (次の売り上げ計画に関するミーティングはいつですか?)
一目で内容がわかる良い例:
- Agenda on May 4 : 5/4の(ミーティングのアジェンダ・協議事項)
- Spec of new material : 新商品のスペックについて
- Sales report of April : 4月の売り上げ成績について
- Schedule of Sales Meeting : セールス会議の予定について(会議通知)
このように、具体的だけど簡潔な件名を心がけましょう!
本文の書き出し(導入)
さて、いざメールの本文を書く時には、日本語であれば「いつもお世話になっております。」や、「お疲れ様です。」といったフレーズが使われます。
英語のメールはどのように書き始めればよいのでしょうか?
あなたからメールを送る時
メールを送った理由を文頭に持ってくると、相手が理解しやすくなるでしょう。
その際のフレーズとして、
- I am contacting you to ~ : ~のためにあなたにご連絡しています、という意味。
- I am writing you regarding ~:~の件について、ご連絡しています、という意味。
例として、
- I am contacting you to ask about new prodcut ABC. : 新商品ABCに関してお伺いしたく、ご連絡しています。
- I am writing you regarding the data of business strategy meeting. : ビジネス戦略会議に関してご連絡しています。
このようなフレーズがそのまま使えます。
相手が送ってきたメールに返信をする時
相手からメールが送られてきて、あなたが返信をする立場の場合には、
Thank you for your email. : メール(お問い合わせ)ありがとうございます。
という表現で書き出すことができます。
メールの結び
英語のメールを書く際に、どのように締めくくればよいか、ご紹介いたします。
相手に返信をしてほしい時
何かを送ってほしい時や、教えてほしいことがある時に使えるフレーズです。
- I am looking forward to hear from you. :お返事をお待ちしております。
- Thank you for your feedback in advance. :フィードバックお待ちしております。
これらのような表現を文末に持ってくるとよいでしょう。
ご不明な点がございましたらお知らせください
相手に対して、「何かわからないことがあったらご連絡くださいね」と書きたい場合には、
- If you have any question, please don't hesitate to contact me. :何かご質問がございましたら、ご遠慮なくおっしゃってください。
- If you need further information, please let me know.:ご不明点がございましたら、お知らせください。
とういうフレーズが使用できます。
(メール文の最後に)よろしくお願いします
日本のメールの最後の文章は、ほとんどがきまって「よろしくお願いします。」で締めくくられています。
英語では、「よろしくお願いします。」ではなく、「協力してくれてありがとう。」という表現で締めくくられます。
- Thank you in advance. : "In advance"=前もって、という意味なので、直訳すると「前もってお礼を言っておきます、ありがとう」ということです。 何かをお願いしている場合、「ご対応のほどよろしくお願いします。」の意味になります。
- Thanks & Regards, :日本語のメールの最後の「よろしくお願いします」の意味。
- Best regards, :同じく、メールの最後の「よろしくお願いします」の意味。
- Sincerely, : 同じく、メールの最後の「よろしくお願いします」の意味。Best regardsよりもやや丁寧な表現とされます。
メール本文のテンプレート
今回は簡単な問い合わせをする際のシンプルなテンプレートをご紹介いたします。
このテンプレートに沿ってメールを構成すれば、楽に英語のメールが作成できます。
例文(テンプレート):
(宛先)Dear Mr. Smith,
(書き出し・挨拶)I hope you are doing well.
(要件)I am contacting you to request information about XXXX. Could you tell us XXXX?
(最後に、締め・結び)Thanks & regards, XXXX(差出人の名前)
具体例として、海外の同僚に、4月の売り上げデータを送ってもらう場合、下記のようになります。
Title : Sales number (April) :件名 売り上げ(4月)について
Dear Mr. Smith, : スミスさんへ
I hope you are doing well. :お元気でいることを祈っています。
I am contacting you to request the data of sales number of last month (April). : 先月(4月)の売り上げのデータをいただきたくご連絡いたしました。
Could you give some file about it? : それ(4月売り上げ)に関するファイルを送ってもらえますか?
I appriciate if you reply by May 3. : 5/3までに送っていただけると幸いです。
Thanks & Regards, :よろしくお願いします。
Takahiro. : たかひろ
僕が外国人の同僚や取引先とメールでコミュニケーションする際には、なるべく要件に集中するため、基本的にいつもこの「型(テンプレ)」を使用しています。
その他、英語でメールをやり取りするときに覚えておきたいこと
最後に、外国人とメールでコミュニケーションをとる際のちょっとしたテクニックをご紹介します。
これらは、知っていても大きな加点ポイントにはなりません。ですが、知らないと損をしてしまうことがあるかもしれません!
●英語のメールでは、全角文字は使用しない!
PCで日本語をタイピングすると、全角文字で変換されます。
一方で、海外の人とやり取りする場合、相手のPCが全角に対応していない場合があります。そうすると、全角文字が文字化けしてしまう可能性があるのです。
メールを書く時には、全角文字で打ってしまっていないか確認してから送信しましょう。
特に、下記のような「数字」を取り扱う際に見落としがちなので、要注意です。
- ① : 全角の文字。
- 1 :全角の数字の「1」。
- 1、 : 「1」は半角だが、「、」が全角になっている。
社内メールシステムでは、なるべく自分の顔写真を設定しておこう!
グローバル企業に勤めていると、「会ったことはないけれど、たまにメールでやり取りをする人(海外の同僚)」とメールでコミュニケーションをとる機会もあるでしょう。
もし、社内で使用しているメールソフト(例えば、マイクロソフトアウトルックなど )で自分の顔写真を設定できる場合には、設定しておきましょう。
理由としては、相手に自分の名前を覚えてもらいやすくなり、親近感がわいてメールにすぐに返信してもらえる確立が高くなるためです。
外国人の名前って覚えづらいですよね?
例えば、同じ会社の中で、James Smith、Jean Smith、Jack Smith、James Scheers,など、似たような名前の人が多いと、だれがだれだかわからなくなってしまいますよね。
それは、相手にとってもきっと同じで、日本人の名前は覚えづらいはずです。
もし、顔写真を公開することに大きい抵抗がないのであれば、あなたという存在を覚えてもらって、スムーズにコミュニケーションができるようにするために、自分の顔写真を設定することをお勧めします。
同じメールの中でいくつか質問をする場合には、表を使おう!
たとえば、同じメールの中で、4つの質問(質問①~④)をする場合、相手からの返信の中で③の回答がない!という「回答漏れ」が発生してしまうことがあります。
そこで、下のように表を作って、回答部分を埋めてもらうというやり方が非常に有効です。
Could you fill in the blank? : 表を埋めてもらえますか?
Question (質問) |
Answer (相手に答えてほしい内容) |
Size of prodcut? (大きさは?) | |
How much? (いくらですか?) | |
By when can you ship? (いつまでに発送できますか?) | |
Who is the PIC? (担当者は誰ですか?) |
このように、質問を表にして送ってきてくれると、相手が返信を書く際に回答漏れが防ぎやすくなり、メールのラリーが最小限で済みます。
メールはあくまで情報伝達の手段ですので、極力効率よくやり取りしたいですね。
メールでよく出てくる、覚えておきたい略語
英語のメールでよく出てくるアルファベット略語。
業界によって、使われる略語は異なりますが、ここでは広く一般的に使用されるものをご紹介いたします。
- PIC:
Person in Chargeの略。「担当者」という意味。
- ASAP :
As soon as possible の略。できるだけ早く。 やや要求が強くなる印象を与えるため、目上の人には使わない方が無難です。
- FYI:
For Your informationの略。 参考までにどうぞ、という意味です。
終わりに
今回は、ビジネスですぐに使える英語のメールのフレーズをご紹介しました。
僕自身英語のメールの書き方を日々勉強中ですが、今後も、様々な場面に合わせたフレーズなどを紹介していくつもりです。
Thanks & Regards, Takahiro