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【ビジネス英語】メール作成 導入(書き始め)と締めの書き方 + メールテンプレートをご紹介

外国人に英語でメールを書く時って緊張しませんか?

僕は、とても緊張します。 

でも、これからの時代は、そうも言っていられません。

現代のグローバル化社会の中で、人材交流や、モノの売買など、これからますます英語でのメールのやり取りが増えていくでしょう。

 

そのため、英語でのコミュニケーション、特にスピーキングやリスニングは苦手という人であっても、メールのやり取りができるレベルにはなっておいた方がいいでしょう。

 

今回は、ビジネスで使える、とりあえず覚えておきたいメールで使える簡単フレーズをご紹介します。

 

こんな人におすすめの記事になっています:

  • 部署移動・就職で海外の取引先とメールをする機会が増えた
  • 英語のメールの書き方が全く分からないので、いつもメール作成に時間がかかる
  • 外国人にメールをするときにとても緊張してしまう
  • 英語でメールを書いても、返事がなかなか返ってこない

 

本日のお題:

 

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メールの書き出し

ますは、書き出しとして、宛先、件名、メールの導入文について学んでいきましょう。

 

宛名の書き方

日本語では、○○株式会社 XX課長、というように長々と宛名を書くことが一般的です。

一方で、英語では、"Dear Mr. / Ms. XX : " のように書きます。

例:

  • 日本語: 株式会社ABC 田中課長
  • 英語    : Dear Mr. Tanaka : 

 

敬称として、男性はMr.(ミスター)、 女性はMs.(ミズ)を使いましょう。

一昔前は、未婚の女性はMiss(ミス)、既婚の女性はMrs.(ミセス)を使用していましたが、1960年ごろから登場したMis (ミズ)は既婚/未婚の両方の人に使用ができます。

 そのため、女性にはMs. (ミズ)を使用しておけば安心です。

 

同じ会社の同僚であれば、それぞれの会社の企業風土(カルチャー)にもよりますが、敬称をつけずに、"Dear Taro, " とDear + 名前で書く場合もあります。

 

 

件名の書き方

件名(メールのタイトル)は、具体的で簡潔なものにしましょう。

これは、まず受け取り手に確実に読んでもらうためです。

 

例えば、具体的でないと、スパムメールだと勘違いされてしまう可能性があるからです。

具体的でない件名の悪い例:

  • Question (質問) ← なんの質問か、開くまでわからない。
  • Need your help (ご協力をお願いします) ← 何を協力してほしいのか、開くまでわからない。
  • Urgent (緊急)← 開くまで、どの程度緊急なのかわからない。

 

また、簡潔でない件名も、好まれません。 日本語でも同様ですね。

簡潔でない件名の悪い例:

  • I have a question about new product (新商品について、質問があります) 
  • When is the next meeting about sales plan ? (次の売り上げ計画に関するミーティングはいつですか?)

 

一目で内容がわかる良い例:

  • Agenda on May 4  : 5/4の(ミーティングのアジェンダ・協議事項)
  • Spec of new material :  新商品のスペックについて
  • Sales report of April  : 4月の売り上げ成績について
  • Schedule of Sales Meeting : セールス会議の予定について(会議通知)

 

 このように、具体的だけど簡潔な件名を心がけましょう!

 

 

本文の書き出し(導入)

さて、いざメールの本文を書く時には、日本語であれば「いつもお世話になっております。」や、「お疲れ様です。」といったフレーズが使われます。

 

英語のメールはどのように書き始めればよいのでしょうか?

 

あなたからメールを送る時

メールを送った理由を文頭に持ってくると、相手が理解しやすくなるでしょう。

その際のフレーズとして、

  • I am contacting you to ~ : ~のためにあなたにご連絡しています、という意味。
  • I am writing you regarding ~:~の件について、ご連絡しています、という意味。

 

例として、

  • I am contacting you to ask about new prodcut ABC. : 新商品ABCに関してお伺いしたく、ご連絡しています。
  • I am writing you regarding the data of business strategy meeting. : ビジネス戦略会議に関してご連絡しています。

 このようなフレーズがそのまま使えます。

 

相手が送ってきたメールに返信をする時

相手からメールが送られてきて、あなたが返信をする立場の場合には、

Thank you for your email. : メール(お問い合わせ)ありがとうございます。

という表現で書き出すことができます。

  フリー写真 ビジネスマンが持っているタブレットPC

 

メールの結び

英語のメールを書く際に、どのように締めくくればよいか、ご紹介いたします。

 

 相手に返信をしてほしい時

何かを送ってほしい時や、教えてほしいことがある時に使えるフレーズです。

  • I am looking forward to hear from you. :お返事をお待ちしております。
  • Thank you for your feedback in advance. :フィードバックお待ちしております。

これらのような表現を文末に持ってくるとよいでしょう。

 

ご不明な点がございましたらお知らせください

相手に対して、「何かわからないことがあったらご連絡くださいね」と書きたい場合には、

  • If you have any question, please don't hesitate to contact me. :何かご質問がございましたら、ご遠慮なくおっしゃってください。
  • If you need further information, please let me know.:ご不明点がございましたら、お知らせください。

 とういうフレーズが使用できます。

 

(メール文の最後に)よろしくお願いします

日本のメールの最後の文章は、ほとんどがきまって「よろしくお願いします。」で締めくくられています。

 

英語では、「よろしくお願いします。」ではなく、「協力してくれてありがとう。」という表現で締めくくられます。

  • Thank you in advance. : "In advance"=前もって、という意味なので、直訳すると「前もってお礼を言っておきます、ありがとう」ということです。 何かをお願いしている場合、「ご対応のほどよろしくお願いします。」の意味になります。
  • Thanks & Regards, :日本語のメールの最後の「よろしくお願いします」の意味。
  • Best regards, :同じく、メールの最後の「よろしくお願いします」の意味。
  • Sincerely, : 同じく、メールの最後の「よろしくお願いします」の意味。Best regardsよりもやや丁寧な表現とされます。

 フリー写真, CC0 写真, 人体(写真), 手, 手を重ねる, 仲間, チームワーク, ビジネス, 仕事, 職業, 会議, ミーティング, シリーズ(611), 集団(グループ)

 

メール本文のテンプレート

今回は簡単な問い合わせをする際のシンプルなテンプレートをご紹介いたします。

 

このテンプレートに沿ってメールを構成すれば、楽に英語のメールが作成できます。

 

例文(テンプレート):

(宛先)Dear Mr. Smith,

(書き出し・挨拶)I hope you are doing well.

(要件)I am contacting you to request information about XXXX. Could you tell us XXXX?

(最後に、締め・結び)Thanks & regards, XXXX(差出人の名前)

 

 

具体例として、海外の同僚に、4月の売り上げデータを送ってもらう場合、下記のようになります。

Title : Sales number (April) :件名 売り上げ(4月)について

Dear Mr. Smith, : スミスさんへ

I hope you are doing well. :お元気でいることを祈っています。

I am contacting you to request the data of sales number of last month (April). : 先月(4月)の売り上げのデータをいただきたくご連絡いたしました。

Could you give some file about it?  : それ(4月売り上げ)に関するファイルを送ってもらえますか?

I appriciate if you reply by May 3. : 5/3までに送っていただけると幸いです。

Thanks & Regards, :よろしくお願いします。

Takahiro. : たかひろ

 

僕が外国人の同僚や取引先とメールでコミュニケーションする際には、なるべく要件に集中するため、基本的にいつもこの「型(テンプレ)」を使用しています。

 

 

その他、英語でメールをやり取りするときに覚えておきたいこと

最後に、外国人とメールでコミュニケーションをとる際のちょっとしたテクニックをご紹介します。

これらは、知っていても大きな加点ポイントにはなりません。ですが、知らないと損をしてしまうことがあるかもしれません!

 

●英語のメールでは、全角文字は使用しない!

PCで日本語をタイピングすると、全角文字で変換されます。

 

一方で、海外の人とやり取りする場合、相手のPCが全角に対応していない場合があります。そうすると、全角文字が文字化けしてしまう可能性があるのです。

 

メールを書く時には、全角文字で打ってしまっていないか確認してから送信しましょう。

特に、下記のような「数字」を取り扱う際に見落としがちなので、要注意です。

  • ① : 全角の文字。
  • 1 :全角の数字の「1」。
  • 1、 : 「1」は半角だが、「、」が全角になっている。

 

社内メールシステムでは、なるべく自分の顔写真を設定しておこう!

グローバル企業に勤めていると、「会ったことはないけれど、たまにメールでやり取りをする人(海外の同僚)」とメールでコミュニケーションをとる機会もあるでしょう。

 

もし、社内で使用しているメールソフト(例えば、マイクロソフトアウトルックなど )で自分の顔写真を設定できる場合には、設定しておきましょう。

 

理由としては、相手に自分の名前を覚えてもらいやすくなり、親近感がわいてメールにすぐに返信してもらえる確立が高くなるためです。

 

外国人の名前って覚えづらいですよね?

例えば、同じ会社の中で、James Smith、Jean Smith、Jack Smith、James Scheers,など、似たような名前の人が多いと、だれがだれだかわからなくなってしまいますよね。

それは、相手にとってもきっと同じで、日本人の名前は覚えづらいはずです。

 

もし、顔写真を公開することに大きい抵抗がないのであれば、あなたという存在を覚えてもらって、スムーズにコミュニケーションができるようにするために、自分の顔写真を設定することをお勧めします。

 

 

同じメールの中でいくつか質問をする場合には、表を使おう!

たとえば、同じメールの中で、4つの質問(質問①~④)をする場合、相手からの返信の中で③の回答がない!という「回答漏れ」が発生してしまうことがあります。

 

そこで、下のように表を作って、回答部分を埋めてもらうというやり方が非常に有効です。

 

Could you fill in the blank? : 表を埋めてもらえますか?

Question (質問)

Answer 

(相手に答えてほしい内容)

Size of prodcut?  (大きさは?)  
How much? (いくらですか?)  
By when can you ship? (いつまでに発送できますか?)  
Who is the PIC? (担当者は誰ですか?)  

このように、質問を表にして送ってきてくれると、相手が返信を書く際に回答漏れが防ぎやすくなり、メールのラリーが最小限で済みます。 

メールはあくまで情報伝達の手段ですので、極力効率よくやり取りしたいですね。

 

メールでよく出てくる、覚えておきたい略語

英語のメールでよく出てくるアルファベット略語。

業界によって、使われる略語は異なりますが、ここでは広く一般的に使用されるものをご紹介いたします。

 

  • PIC:

Person in Chargeの略。「担当者」という意味。

 

As soon as possible の略。できるだけ早く。 やや要求が強くなる印象を与えるため、目上の人には使わない方が無難です。

 

  • FYI:

For Your informationの略。 参考までにどうぞ、という意味です。

 

 

終わりに

今回は、ビジネスですぐに使える英語のメールのフレーズをご紹介しました。

僕自身英語のメールの書き方を日々勉強中ですが、今後も、様々な場面に合わせたフレーズなどを紹介していくつもりです。

Thanks & Regards, Takahiro

 

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